Persondataforordning og It sikkerhed

 

Orientering til forbrugere

tilsluttet Ikast Vandforsyning

vedrørende personeldatabeskyttelse og IT-sikkerhed.

For en vandforsynings administration er det lovligt at behandle personoplysninger, da behandlingen er nødvendig for at overholde en retslig forpligtelse, som påhviler vandværket. Ingen data må indsamles uden at der er et udtrykkeligt angivet formål med indsamlingen, og data må ikke anvendes til andre formål. Forbrugerne har ret til at vide, hvilke data der opbevares om dem, samt hvordan disse data bliver behandlet, samt ret til at få slettet alle data, så længe det ikke påvirker vandforsyningens administrations evne til at betjene dem som kunde. Hvis en forbruger ikke længere er kunde, har kunden ret til at få slettet alle data om sig selv så længe personoplysningerne ikke skal bruges i andre sammenhænge, eksempelvis bogføringslovens 5-årige dokumentationskrav. Desuden har kunden ret til at få udleveret kopi af alle data, eksempelvis ved flytning til et andet forsyningsområde. Vandværkets persondataansvarlige er driftslederen, til hvem evt. henvendelser om indsigt og rettelser til personoplysninger stiles.

Ikast Vandforsyning anvender IT-systemer til bogføring af ind- og udbetalinger. Ikast Vandforsyning har udliciteret afregning af driftsbidrag forbrugere og vandværket imellem til Energi Ikast.

IT-systemet befinder sig på vandforsyningens administrationskontor og aktiveres ved eget password, som kun driftslederen er bekendt med, og som ved manglende aktivering af tastatur efter et antal minutter går i dvale, og først igen er aktiv ved fornyet indtastning af password. IT-systemet er virusbeskyttet med opdateret antivirusprogram.

Kontoret er uden for normal arbejdstid og i øvrigt, når bygningen aflåst og bygningen er desuden sikret med overvågningsalarm.

Afregningsoversigten af driftsbidrag indeholder oplysninger om andelshaverens og/eller forbrugerens fulde navn, forbrugsstedets adresse, forbrugernummer, målernummer, aconto betalinger, evt. restance samt årligt forbrug og årlige slutafregninger. Dataene opbevares i tre år for om muligt ved ansøgninger om vandspild at kunne honorere kravet om oplysning af gennemsnitsforbruget for de sidste tre år, disse data opbevares hos Energi Ikast.

Registrering af forbrug beror på elektroniske målere opsat på forbrugsstederne. Målerne er alle ved levering fra Kamstrup til vandforsyningen forsynet med krypteringsnøgle, således at kun er Ikast Vandforsyning og Energi Ikast, der kan foretage aflæsning. Aflæsningen foretages elektronisk via fast netværk på døgnbasis. Målerne udsender til stadighed et antal signaler i døgnet, der via opsatte eksterne antenner og repetere modtages af Kamstrup. Aflæsningerne overføres til hosting (opbevaring) hos Energi Ikast, hvorfra dataene igen kan hentes til videre klargøring på Energi Ikasts administrationskontor for endelig at blive overført til et valgt forbrugsafregningssystem, der danner grundlag for fakturering, som endelig via NETS og bankernes betalingsservice, eller ved tilsendte indbetalingskort, opkræves hos forbrugerne, disse opgaver udføres af Energi Ikast.

Derudover foretages aflæsninger ved håndtering af henvendelse fra forbrugere, fraflytning og på opfordring fra Ejendomsmægler ved salg, samt til stadighed som overvågning for kontrol af vandspild i installationer, som en af flere fejlmuligheder målerne kan registrere, denne opgave udføres af Energi Ikast.

Aflæsningerne af både årligt forbrug og flytteaflæsninger videreformidles til spildevandsselskab for afregning af spildevandsbetaling.

Alle eksterne aktører og modtagere af måleroplysninger er selvstændig ansvarlig for overholdelse af personeldataforordningen og IT-sikkerheden, hvilket bekræftes ved udarbejdede databehandlingsaftaler.